Порядок использования архивных документов в читальном зале Российского государственного архива фонодокументов

1. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок использования архивных документов в читальном зале Российского государственного архива фонодокументов (далее – Порядок) разработан в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, ст. 6079; 2008, № 20, ст. 2253; 2010, № 19, ст. 2291, № 31, ст. 4196; 2013, № 7, ст. 611), Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 (зарегистрирован Минюстом России 06.03.2007, регистрационный № 9059), Порядком использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 03.06.2013 № 635 (зарегистрирован Минюстом России 14.11.2013, регистрационный № 30386) и регулирует отношения в части организации работы пользователей в читальном зале Российского государственного архива фонодокументов (РГАФД).

1.2. Порядок регламентирует организацию работы пользователей с фонодокументами и справочно-поисковыми средствами к ним в читальном зале РГАФД.

1.3. Пользователи обладают равными правами на доступ к фонодокументам РГАФД и справочно-поисковым средствам к ним в соответствии с законодательством Российской Федерации.

1.4. Плата за посещение читального зала, пользование фонодокументами, справочно-поисковыми средствами к ним и прослушивание фонодокументов в читальном зале РГАФД не взимается.

1.5. Платные услуги пользователям предоставляются на основании Прейскуранта работ и услуг, выполняемых (оказываемых) федеральным казенным учреждением «Российский государственный архив фонодокументов» на платной основе.
 

2. Порядок допуска пользователя в читальный зал

2.1. Пользователь допускается для работы в читальный зал на основании личного заявления или письма направившей его организации, в которых указываются фамилия, имя, отчество пользователя, должность, ученое звание, ученая степень, тема, хронологические рамки и цель исследования.

2.2. Пользователь заполняет анкету установленного образца (см. «Приложение») и предъявляет паспорт сотруднику читального зала для идентификации личности.

2.3. Разрешение на работу в читальном зале дается руководителем архива или уполномоченным им лицом на срок не более одного года с оформлением пропуска в читальный зал в установленном порядке.

Срок работы в читальном зале может быть продлен руководством архива по заявлению пользователя. Об изменении темы и хронологических рамок исследования пользователь информирует в письменном виде сотрудника читального зала.

2.4. Проход по пропускам для работы в читальном зале осуществляется при предъявлении пользователем документа, удостоверяющего личность.
 

3. Права и обязанности пользователя

3.1. Пользователь вправе:

3.1.1. Получать для изучения фонодокументы в виде подлинников или копий фонда пользования, прошедшие научное описание, техническое оформление и находящиеся в удовлетворительном состоянии.

Фонодокументы, имеющие ограничение на основе законодательства об авторском праве и фонодокументы, принятые на хранение в архив от собственников или их владельцев, выдаются при наличии письменного разрешения фондообразователя (юридические и гражданские лица), если это не противоречит условиям их передачи на хранение.

Подлинники фонодокументов при наличии копий фонда пользования выдаются только в случае проведения специальных научных работ, связанных с изучением внешних особенностей фонодокументов, с письменного разрешения руководства.

3.1.2. Пользоваться справочно-поисковыми средствами к фонодокументам, печатными изданиями и другими материалами научно-справочной библиотеки и справочно-информационного фонда архива по теме исследования.

3.1.3. Получать непосредственно в архиве или с использованием информационно-телекоммуникационных технологий информацию о распорядке работы читального зала, порядке и условиях предоставления архивом государственных услуг.

3.1.4. Заказывать непосредственно в архиве или с использованием информационно-телекоммуникационных технологий фонодокументы, справочно-поисковые средства к ним по теме исследования для работы в читальном зале.

3.1.5. Заказывать единовременно в течение рабочего дня и получать не позднее, чем через 2 рабочих дня со дня оформления заказа до 10 единиц хранения фонодокументов или копий фонда пользования.

Количество фонодокументов, копий фонда пользования, находящихся одновременно у пользователя, не может превышать 20 единиц хранения.

Фонодокументы и копии фонда пользования выдаются на срок до одного месяца, особо ценные фонодокументы – на срок не более двух недель.

3.1.6. Получать описи на фонодокументы, печатные издания и другие материалы научно-справочной библиотеки и справочно-информационного фонда архива, а также иметь доступ к автоматизированным справочно-поисковым средствам, находящимся в читальном зале архива, в день заказа.

3.1.7. Получать консультации специалистов архива по составу и содержанию фонодокументов и справочно-поисковых средств к ним по теме исследования.

3.1.8. Получать информацию, в том числе в письменной форме, о существующих ограничениях на доступ к отдельным категориям фонодокументов по теме исследования, о необходимых процедурах для получения разрешения на доступ к ним, а также о сроках завершения научного описания, технического оформления и/или специальной обработки фонодокументов.

3.1.9. Делать выписки при прослушивании фонодокументов и из справочно-поисковых средств к ним.

3.1.10. Получать платные услуги в соответствии с законодательством Российской Федерации.

3.1.11. Пользоваться оборудованием читального зала архива, предназначенным для работы пользователей.

Получать помощь сотрудников читального зала в оформлении необходимой документации и обращении с аппаратурой и оборудованием читального зала архива.

3.1.12. Использовать при работе с фонодокументами, справочно-поисковыми средствами к ним, кроме средств копирования, собственные технические средства без звуковых сигналов и без подключения к локальной сети архива. Использование собственных технических средств допускается, если это не влияет на работу других пользователей.

3.1.13. Вносить в читальный зал и выносить предметы письма, личные вещи, выписки, сделанные пользователем из фонодокументов, справочно-поисковых средств к ним, копии фонодокументов, печатных изданий на всех видах носителей, машинописный, рукописный текст, гранки научной работы при наличии специального пропуска.

3.1.14. Привлекать, в случае необходимости, к работе в читальном зале архива помощников и переводчиков. Оформление сопровождающих пользователя лиц для работы в читальном зале осуществляется на общих основаниях.

3.1.15. Обращаться с предложениями, замечаниями, жалобами по вопросам обслуживания в читальном зале архива к сотрудникам читального зала и  руководству архива, в том числе делать записи в «Книге отзывов и предложений».

3.1.16. Предоставлять архиву библиографическую справку и/или экземпляр издания, экземпляр аудиоиздания, подготовленных на основе архивных фонодокументов, для учета архивных фонодокументов, введенных в научный оборот.

3.1.17. Обжаловать отказ в выдаче фонодокументов и справочно-поисковых средств к ним по теме исследования в соответствии с законодательством Российской Федерации.

3.2. Пользователь обязан:

3.2.1. Соблюдать настоящий Порядок.

3.2.2. Соблюдать распорядок работы читального зала, тишину и чистоту в читальном зале архива во время работы.

3.2.3. Регистрироваться при каждом посещении в «Журнале учета посещений читального зала».

3.2.4. Сдавать на хранение при входе в читальный зал верхнюю одежду, сумки размером более 200 х 300 мм и другие предметы, кроме указанных в пп. 3.1.12 и 3.1.13.

3.2.5. Вносить в читальный зал предметы письма и личные вещи в прозрачном пакете или сумке размером не более 200 х 300 мм.

3.2.6. Проверять при получении заказанных описей, фонодокументов и копий фонда пользования их целостность и сохранность и расписываться в «Книге учета выдачи фонодокументов пользователям для работы в читальном зале» и «Книге учета выдачи-сдачи описей в читальном зале» за получение каждой /каждого из них.

3.2.7. Незамедлительно сообщать сотруднику читального зала об обнаружении повреждений или дефектов описей, фонодокументов, копий фонда пользования.

3.2.8. Обеспечивать при пользовании сохранность описей, фонодокументов, копий фонда пользования, справочно-поисковых средств к ним.

3.2.9. Заполнять листы использования прослушанных в читальном зале фонодокументов и копий фонда пользования.

3.2.10. Сдавать сотруднику читального зала архива после окончания работы при каждом посещении читального зала, предоставленные ему описи, фонодокументы, копии фонда пользования, справочно-поисковые средства к ним, печатные издания и другие материалы научно-справочной библиотеки и справочно-информационного фонда архива.

3.2.11. Соблюдать технические требования обращения с оборудованием, фонодокументами, копиями фонда пользования, автоматизированными справочно-поисковыми средствами.

3.2.12. Соблюдать общественный порядок, а также права и законные интересы сотрудников архива и других пользователей.

3.2.13. Выполнять требования сотрудников архива, охранной службы и службы пожарной охраны архива в чрезвычайных ситуациях (пожар, авария, угроза террористического акта).

3.2.14. Предъявлять сотруднику охранной службы, в случае необходимости, имеющиеся материалы и предметы, указанные в пунктах 3.1.12, 3.1.13.

3.2.15. При невозможности посещения читального зала архива в течение срока, на который выданы фонодокументы, сообщать об этом сотруднику читального зала архива для продления срока их нахождения в читальном зале.

3.2.16. Указывать при публичном или тиражном использовании фонодокументов источник информации ― место хранения фонодокументов, их поисковые данные, в том числе при использовании информации с сайта архива.

3.2.17. Нести ответственность за хищение и порчу описей, фонодокументов, копий фонда пользования, причинение материального ущерба имуществу архива в соответствии с законодательством Российской Федерации.
 

4. Порядок выдачи фонодокументов, копий фонда пользования,
печатных изданий, предоставления научно-справочного аппарата

4.1. Для получения фонодокументов и копий фонда пользования необходимо заполнить заказ (требование) на бланке установленного образца, указав номера фондов, описей и архивных дел. Неправильно оформленные заказы (требования) к исполнению не принимаются.

4.2. Описи фонодокументов и справочно-информационные материалы к фонодокументам выдаются пользователю в день их заказа. Заказы, осуществленные дистанционно, выдаются в те же сроки.

4.3. Фонодокументы и копии фонда пользования выдаются пользователю не позднее, чем через 2 рабочих дня со дня оформления заказа, в объемах и на сроки, установленные в п. 3.1.5.

Дистанционно осуществленные запросы и заказы, выполняются в те же сроки.

4.4. Описи, фонодокументы, копии фонда пользования и справочные материалы РГАФД во временное пользование не выдаются.

4.5. По окончании работы в день посещения читального зала пользователь сдает фонодокументы, копии фонда пользования и справочные материалы работнику читального зала с фиксацией в «Книгах учета выдачи-сдачи описей и фонодокументов в читальном зале».

4.6. В целях обеспечения сохранности фонодокументов не разрешается:

• выносить фонодокументы из читального зала;

• оставлять фонодокументы под прямыми солнечными лучами, вблизи источников электромагнитных полей, нагревательных и отопительных приборов, не допускать механических повреждений;

• пользоваться при работе с фонодокументами клеем, скотчем, маркером, чернильной авторучкой, ножницами и другими режущими инструментами.
   

5. Порядок копирования и выдача копий архивных фонодокументов,
изготовленных по заказам пользователей

5.1. Копирование фонодокументов производится как на безвозмездной так и на платной основе в порядке оказания платных услуг в соответствии с действующим прейскурантом.

5.2.Копирование фонодокументов и копий фонда пользования по запросам пользователей оформляется сотрудниками читального зала по утвержденным формам.

5.2.1. По заявке пользователя сотрудник читального зала составляет сводный монтажный лист, на основании которого осуществляется копирование.

5.2.2. На основании монтажных листов сотрудник читального зала заполняет в двух экземплярах наряд-заказ на копирование звукозаписей.

5.2.3. Наряд-заказ регистрируется в «Книге учета исполнения заказов исследователей» и получает порядковый номер с указанием даты регистрации.

5.2.4. Отобранные для копирования фонодокументы, монтажные листы и наряд-заказы передаются операторам в технический отдел архива. Передача фонодокументов фиксируется в «Книге учета движения фонодокументов в читальном зале», в которой оператор расписывается за полученные фонодокументы.

5.3. Копирование фонодокументов по заказам пользователей производится техническими средствами архива, исходя из его возможностей. Копирование фонодокументов техническими средствами пользователей производится под контролем сотрудника архива в помещении технической службы архива.

5.3.1. Копия фонодокумента, изготовленная по запросу пользователя, должна соответствовать оригиналу или его фрагменту как по содержанию, так и по качеству звучания. Неустранимые дефекты копии, являющиеся дефектами оригинала, должны быть оговорены с пользователем при получении им копии.

5.3.2. Копии фонодокументов передаются оператором сотруднику читального зала, в чем заведующий читального зала расписывается на двух экземплярах наряд-заказов.

5.3.3. После передачи копий фонодокументов технической службой в читальный зал проводится калькуляция стоимости работ и оформление счета по выполненному заказу.

5.4. Пользователь обязан прослушать выполненный заказ в читальном зале до его получения. Претензии по заказам, полученным без предварительного прослушивания, не принимаются.

5.5. Копии фонодокументов пользователям выдаются на руки, либо пересылаются по электронной почте, при дистанционном заказе, после предъявления соответствующих платежных документов.
 

6. Режим работы читального зала РГАФД

Читальный зал архива работает 5 раз в неделю в рабочие дни с понедельника по пятницу без перерыва на обед.

Время работы читального зала по понедельникам – с 10.00 до 20.00,

в остальные дни – с 10.00 до 17.00

Суббота и воскресение – выходные дни.